25 04/2016

Como a tecnologia pode ser uma aliada para o seu evento

tecnologia

 

Novas tecnologias estão sendo criadas para executar algumas etapas por nós ou para automatizar processos. Várias indústrias são beneficiadas a cada dia - finanças, marketing, educação, alimentação, têxtil, entre tantas outras. No caso da indústria de eventos a história se repete. Não faz muito tempo que o credenciamento de participantes era feito com uma planilha de Excel e gerava filas imensas. Esse campo evoluiu muito e existem diversas opções tecnológicas à disposição para facilitar o trabalho do organizador do evento, agilizar a negociação com o expositor e trazer praticidade para a participação do visitante.

 

Tecnologia aplicada para etapas pré-evento

Plataforma de gestão online

Elas são grandes aliadas dos produtores de eventos. Se integram facilmente ao seu site agregando valor ao seu evento e automatizando processos, como inscrições, recebíveis, pagamentos, enviar confirmações de participação, eliminar inúmeras planilhas (adeus trabalhos manuais! Olá eficiência operacional! ) e entregam reports em tempo real aos organizadores. Além disso, agilizam a comunicação entre organizador e expositor. 

Negociação com expositores

A tecnologia pode contribuir com essa etapa também, impulsionando os negócios que são realizados no evento. Em quais espaços publicitários o expositor aparecerá? Com que destaque? Elabore facilmente pacotes personalizados para os expositores com os benefícios que a plataforma contratada oferece, e que fazem sentido para a sua empresa e para o expositor. O bom e velho ganha-ganha wink 

Aplicativos

Se existe aplicativo para tudo porque não ter um aplicativo para o evento? Muitos eventos corporativos, feiras e festivais estão adotando esta tecnologia para disponibilizar mapas, programação, avisos, blog, lista e informações sobre os expositores/artistas, canais de comunicação e fotos. Procure dar preferência à aplicativos que trabalhem também de forma off-line, dessa forma você garante uma boa experiência para os visitantes e não vira "refém" de algum possível problema na conexão com a internet.
Dica: a lista de expositores de um evento funciona como uma vitrine. Ou seja, é mais um espaço de publicidade.

 

 

 

Site

Assim como o aplicativo, é um centralizador de informações sobre o evento. Mas o site é ainda mais imprescindível pois o visitante precisa encontrar o seu evento quando fizer uma busca sobre ele.

Clique aqui e veja nosso post sobre a importância de um site para seu evento. 

E-commerce

E-commerce do evento? Sim! Eventos são grandes oportunidades para fazer negócios. Disponibilizar uma plataforma como essa permite que os expositores vendam seus produtos através do site do próprio evento. 

 

Tecnologia aplicada durante o evento

Telões digitais e quadro interativos

No caso de palestras, os telões podem apresentar as perguntas dos visitantes em tempo real, e os quadros interativos podem substituir as apresentações de Power Point por uma exposição mais dinâmica e original.  

Streaming

Essa tecnologia transmite seu evento em tempo real para quem não pode comparecer presencialmente.  

Mesa interativa

Em feiras, o visitante pode se orientar e encontrar espaços e expositores desejados por meio de uma tela sensível ao toque com o mapa do evento. Além disso, o mapa é mais uma opção de espaço para publicidade.

 

 mesa interativa

 

 Experiência

Drones, GoPro, sensores de integração - sensores que scaneiam os movimentos de uma pessoa para colocá-la em exposições interativas - e realidade aumentada são exemplos de tecnologias que podem ser utilizadas para proporcionar experiências inesquecíveis aos participantes.

 

Tecnologia aplicada após o evento

Pesquisas

A época do formulário manual já passou. Há serviços de pesquisa muito práticos: são fáceis de elaborar as questões, podem ser enviados por e-mail para os participantes, alguns têm versões mobile e geram os reports de resposta automaticamente. Os mais utilizados são o Google Form e o Type Form, ambos gratuitos smile

 

 formulario de pesquisas

 

Credenciamento e certificados

O credenciamento pode ser realizado rapidamente, sem gerar filas, com a combinação de uma equipe bem treinada e tecnologia aplicada. O mesmo serve para a emissão de certificados que pode ir direto para o e-mail do participante, sem erros de ortografia pois as informações extraídas são as mesmas que o próprio visitante cadastrou.

 

Estes são apenas alguns, entre vários outros exemplos, de como a tecnologia pode ser uma importante aliada para seu evento. Mas vale lembrar que embora seja um fator fundamental em vários aspectos, é necessário escolher com atenção. Avalie qual delas faz sentido para o seu evento e que cabem em seu orçamento - cautela com serviços que são ofertados como "pacotes fechados" contendo tecnologias que você não usará - e qual oferece um bom custo-benefício.

 

E você, já utilizou alguma dessas tecnologias ou serviços semelhantes? Têm outras para sugerir? Comente abaixo. laughing

 

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